Uitleg bij de rapporten

De kaarten bovenaan

Van links naar rechts: hoeveel projecten open staan, hoeveel daarvan op koers liggen, hoeveel er een let-op hebben, hoeveel er over hun begroting of hun opleverdatum heen zijn, en hoeveel er financieel risico dragen. Onder de rode kaart staat hoeveel uren er in die projecten samen boven de calculatie zitten, want tien projecten van twee uur is een ander gesprek dan twee projecten van driehonderd.

Waar deze cijfers vandaan komen

Uit dezelfde berekening als het scherm Lopende projecten — letterlijk dezelfde. Dat is met opzet: een samenvatting die andere aantallen toont dan de pagina eronder is niets waard, want u vindt het cijfer dan niet terug. Klopt er iets niet, dan klopt het op beide schermen niet, en dat is makkelijker uit te zoeken dan twee getallen die van elkaar afwijken.

Wat "op koers" betekent, en wat niet

Op koers betekent dat de uren en de tijd gelijk oplopen: er is ongeveer evenveel van de begroting op als er van de looptijd voorbij is. Een project zonder opleverdatum kan die vergelijking niet maken en telt daarom niet als op koers, maar apart als "niet te zeggen". Niet weten is geen goed nieuws, en het als groen meetellen zou het beeld gunstiger maken dan het is.

Financieel risico: een lijst om te bekijken, geen lijst van verliezen

Hier staan open projecten die met winst begroot zijn en waarvan de werkelijke marge nu negatief is. Op een project dat nog loopt kan dat ook timing zijn: de kosten worden geboekt voordat er gefactureerd is, dus een project dat halverwege is en nog niets heeft gefactureerd staat hier terecht in de min zonder dat er iets mis is. Bekijk het dus, maar lees het niet als een verlies dat al vaststaat.

De planningswijzigingen

De vijf meest recente wijzigingen in de planning van de afgelopen week: wat er verschoven is, wat erbij kwam en wat verviel, met wie het heeft gedaan. De hele lijst staat op het scherm Planning. Heeft uw administratie de wijzigingshistorie nog niet, dan valt dit blok weg en verandert er niets aan de rest van de pagina.

Projecten zonder urencalculatie

Is er op een project geen enkel uur begroot, dan staat het hier niet bij: dit scherm zet geschreven uren tegen begrote uren af, en zonder begroting is er niets om tegen af te zetten. Hoeveel projecten dat zijn staat onderaan de pagina. Zit daar werk tussen dat wél op uren gepland had moeten worden, dan zegt dat iets over de calculatie.

Open het rapport Stand van zaken →

Wat je bovenaan ziet

De kaarten vatten het jaar samen: je omzet, je marge, je resultaat uit de bedrijfsvoering en — als je administratie die regel kent — je nettoresultaat. Ze heten precies zoals de regels in de tabel eronder heten, zodat je ziet dat het om hetzelfde getal gaat. Onder elk bedrag staat hetzelfde cijfer van vorig jaar, met het verschil in procenten.

De winst- en verliesrekening

De regels staan in de volgorde van jouw eigen winst- en verliesopstelling: opbrengsten, de kosten die je aan de omzet toerekent, je marge, de overige kostensoorten en het resultaat. Hoeveel tussenstappen daar tussen zitten verschilt per administratie — de een rekent in één stap naar de kostprijs, de ander splitst die in materiaal en arbeid met een toegevoegde waarde ertussen. Wij volgen de opstelling die je accountant en je boekhouding aanhouden, en verzinnen er geen eigen indeling bij. Klik een regel open om te zien uit welke grootboekrekeningen hij bestaat, en klik nóg een niveau open voor de losse boekingen met datum en bronsysteem.

Dit jaar naast vorig jaar

De vergelijkingstabel zet elke post naast hetzelfde bedrag van vorig jaar, met het verschil en de afwijking in procenten. Een negatieve afwijking bij een kostenpost betekent dat die kosten zijn gestegen — het teken volgt altijd het effect op je resultaat.

Waar de cijfers vandaan komen

Uit je eigen administratie in Proteus, en waar van toepassing aangevuld met Exact. Met het bronfilter kun je één van de twee tijdelijk uitzetten. Boekingen tussen je eigen bv's (intercompany) staan standaard buiten de cijfers; met het intercompany-filter zet je ze erbij of bekijk je ze apart.

Open het rapport Financieel →

Calculatie en nacalculatie

Calculatie is wat je vóóraf hebt begroot; nacalculatie is wat er werkelijk op het project is geboekt. Het verschil tussen die twee is je nacalculatieresultaat — het bedrag dat je meer of minder hebt overgehouden dan gedacht.

Hoe je de staafgrafieken leest

In de grafieken is de calculatie de onderste, volle staaf. Daarbovenop staat de afwijking: naar boven als het meer werd dan begroot, naar beneden als het minder werd. De bovenkant van de staaf is dus altijd het werkelijke cijfer. Zo zie je in één blik hóé ver de werkelijkheid van de begroting af ligt.

Aandachtsprojecten

Projecten waarvan de werkelijke marge meer dan 10% onder de begrote marge ligt. Staat hier niets, dan bleef alles binnen die grens. Projecten met een heel kleine begrote marge blijven buiten deze lijst: een percentage op bijna nul zegt niets.

De projectuitsplitsing onderaan

Klik een project open om per post (materiaal, arbeid, uitbesteed werk) en per regel te zien waar het geld heen ging, telkens begroot naast werkelijk. Op een telefoon zie je hier de werkelijke cijfers; de begrote kolommen staan in de Excel-export en op een groter scherm.

Onderhanden werk

Wat je op een project hebt gefactureerd, min wat je er werkelijk aan hebt besteed. Positief betekent dat er meer is gefactureerd dan er tot nu toe in zit; negatief dat je voorloopt op je facturatie. Er wordt alleen met werkelijke cijfers gerekend, niet met de calculatie — anders zou een project dat nog moet beginnen al een fors bedrag laten zien terwijl er nog niets is gebeurd.

Wat er niet in het onderhanden werk zit

Twee dingen, en die kunnen het bedrag beïnvloeden. Een creditnota telt hier mee als kosten in plaats van als lagere omzet. En de uren uit de urenregistratie tellen niet mee in de bestede kosten: wat daar staat komt uit de projectadministratie en het journaal. Bij een project met veel eigen uren valt het onderhanden werk daardoor gunstiger uit dan het is.

Welke projecten meedoen

Standaard de projecten van de afgelopen vijf jaar — ouder werk vertekent het beeld meer dan het verklaart. Met de filters kies je een jaar, een categorie of een reeks projectnummers.

Open het rapport Projecten →

De score

Een cijfer van 0 tot 100, opgebouwd uit vier onderdelen: volledigheid (zijn verplichte velden ingevuld), samenhang (verwijzen boekingen naar bestaande rekeningen en projecten), uniciteit (staat niets dubbel) en juistheid (kloppen de bedragen onderling). Boven de 95 is groen, onder de 85 vraagt om actie.

Bevindingen

Per controle zie je wat er aan de hand is, waarom het uitmaakt voor je rapporten, en wat eraan te doen is. Klik een bevinding open voor de concrete records — dus niet "12 boekingen missen iets", maar precies wélke boekingen.

Wie doet wat

Bij bevindingen die over je eigen invoer gaan staat waar je het in Proteus aanpast. Bevindingen die over ons model gaan zijn gemarkeerd als iets dat Mimmir oppakt — daar hoef je zelf niets mee.

Wat je kunt vragen

Vragen over omzet, kosten, marges, projecten en uren, met een periode erbij. Bijvoorbeeld: "wat was de omzet per maand dit jaar" of "welke projecten hadden de laagste marge in 2025". Vragen over klanten beantwoorden we via projecten — in de administratie is een project in de praktijk de klantopdracht.

Waar het goed in is, en waar niet

Sterk in het snel bij elkaar zoeken van cijfers die in de rapporten verspreid staan. Minder geschikt voor vragen die een oordeel of voorspelling vragen, of voor cijfers die niet in de administratie zitten. Krijg je een antwoord dat je niet vertrouwt: leg het naast het rapport, en meld het bij ons als het niet klopt.

Belangrijk om te weten

Deze functie kijkt altijd naar de volledige dataset van je organisatie, ook als een gebruiker in de rapporten maar een deel van de projecten mag zien. Geef deze functie daarom alleen aan mensen die alles mogen zien.

Bovenaan elk rapport staan de filters (jaar, administratie, bron, projecten, medewerkers). Ze werken meteen, zonder opslaan. Op een telefoon zitten ze achter de knop "Filters"; wat actief is zie je als labeltje, dat je met het kruisje weer weghaalt. Filters met maar één mogelijke waarde laten we weg — er valt dan niets te kiezen.

Klik in een grafiek of tabel op een maand, project, categorie of medewerker en het hele rapport filtert mee op die selectie. Bovenaan verschijnt dan een balkje met "Gefilterd op ..." en een knop om het weer weg te halen. Nog eens op dezelfde balk klikken doet hetzelfde.

Met de knop "Excel" rechtsboven download je precies wat je op dat moment ziet, inclusief je filters: één tabblad per onderdeel, plus de detailregels. Handig om zelf verder te rekenen of iets door te sturen.

De data wordt één keer per dag automatisch bijgewerkt. Op de Status-pagina staat tot wanneer de cijfers bijgewerkt zijn. Zie je "Voorbeeldcijfers" staan, dan kijk je naar een demo-omgeving en niet naar je eigen administratie.

Per gebruiker stellen we in welke rapporten en welke projecten iemand mag zien. Een projectmanager kan bijvoorbeeld alleen zijn eigen projecten zien, terwijl een eigenaar alles ziet. Dat beheer je onder Beheer → Gebruikersrechten.